Conciliación de cuentas por pagar con el estado de cuenta del proveedor en Excel
Compara el saldo de un proveedor según tu contabilidad con el saldo de su estado de cuenta, registra las partidas conciliatorias y muestra la diferencia no explicada.
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Cuándo y cómo usarlo
Pide a cada proveedor importante su estado de cuenta al cierre del mes y compáralo con el análisis de tu cuenta 42 por pagar. Escribe ambos saldos.
Registra las diferencias: facturas que el proveedor emitió y tú no registraste, notas de crédito pendientes, pagos en tránsito, detracciones o retenciones. La hoja calcula si quedó alguna diferencia sin explicar.
Corrige en tu contabilidad lo que te corresponda y pide al proveedor que corrija lo suyo. Archiva la conciliación firmada como sustento del cierre.
Datos que debes completar
- Razón social · RUC
- Contabilidad
- Tesorería
Qué contiene la plantilla
Hoja «Conciliación»
CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR CON PROVEEDOR
Al cierre del periodo. Las celdas en crema son para llenar.
Proveedor y RUC[Razón social · RUC]
Fecha de corte
MonedaSoles
Saldo según nuestra contabilidad (cuenta 42)
Saldo según estado de cuenta del proveedorDiferencia inicial:
FechaDocumentoConceptoImporte (+ aumenta nuestro saldo, − lo reduce)Acción / responsable
F001-123Factura del proveedor no registrada por nosotrosRegistrar en el mes [contabilidad]
Transf. 4567Pago en tránsito: pagado por nosotros, aún no aplicado por el proveedorEnviar constancia [tesorería]
NC F001-45Nota de crédito emitida por el proveedor no registradaRegistrar [contabilidad]
DetracciónDetracción depositada no descontada por el proveedorEnviar constancia de depósito
Total partidas conciliatorias
Saldo conciliado (nuestro saldo + partidas)
DIFERENCIA NO EXPLICADA
Preparado por: __________________ Revisado por: __________________ Fecha: ____/____/______
Modelo de mentecorporativa.com · Las celdas en crema son para llenar; las demás se calculan solas. Revisa que se ajuste a tu caso y a la norma vigente.
Hoja «Notas»
Cómo conciliar con proveedores
Signos
La hoja parte de tu saldo y le suma las partidas para llegar al saldo del proveedor. Con signo positivo: facturas que él emitió y tú no registraste, pagos tuyos que él aún no aplica (pagos en tránsito) y detracciones que depositaste y él no descontó. Con signo negativo: notas de crédito que él emitió y tú no registraste, o facturas que registraste y él anuló.
Diferencias frecuentes
Facturas no recibidas o registradas en otro periodo; notas de crédito por devoluciones o descuentos; pagos en tránsito; detracciones y retenciones del IGV que el proveedor no descontó; diferencias de cambio en moneda extranjera; errores de digitación.
Efecto tributario
Las facturas no registradas pueden hacer perder el crédito fiscal si no se anotan dentro de los 12 periodos siguientes al de su emisión (Ley N° 29215, art. 2) en el Registro de Compras. Concilia también con el SIRE (propuesta de la SUNAT) para detectar comprobantes que el proveedor informó a tu nombre.
Periodicidad
Concilia al menos al cierre de cada trimestre con los proveedores principales y al cierre del ejercicio con todos los que tengan saldos importantes.
Modelo de mentecorporativa.com · Las celdas en crema son para llenar; las demás se calculan solas. Revisa que se ajuste a tu caso y a la norma vigente.
Modelo de referencia: completa los datos entre corchetes [ ] y revisa que se ajuste a tu caso.