Carta de confirmación de saldos (circularización) a clientes, proveedores y bancos

MODELO 1. CONFIRMACIÓN POSITIVA CON SALDO (CLIENTES O PROVEEDORES)

[Membrete de la empresa: razón social, RUC y dirección]

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores [RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE O PROVEEDOR] Atención: [área de contabilidad / tesorería] [Dirección] Presente.-

Asunto: Confirmación de saldo al [fecha de corte]

De nuestra consideración:

Con motivo de [la revisión de nuestros estados financieros al [fecha] / la auditoría que realiza [nombre de la sociedad de auditoría]], les agradeceremos confirmar directamente a [nombre del auditor o contador] el saldo que, según nuestros registros, mantienen con nuestra empresa al [fecha de corte]:

ConceptoSaldo según nuestros registros

[Cuentas por cobrar a ustedes / Cuentas por pagar a ustedes]S/ [monto]

[Anticipos, garantías u otros]S/ [monto]

Esta solicitud no es un requerimiento de pago. Si el saldo no coincide con sus registros, les rogamos indicar su saldo y el detalle de las diferencias (facturas, notas de crédito, pagos en tránsito). Les agradeceremos responder dentro de los [diez] días hábiles al correo [correo] o a la dirección [dirección].

Atentamente,

_______________________________ [Nombre] Gerente general / Contador general de [RAZÓN SOCIAL]

RESPUESTA DE CONFIRMACIÓN (enviar directamente a [nombre del auditor o contador], [dirección], [correo])

Confirmamos que, al [fecha de corte], el saldo que mantenemos con [RAZÓN SOCIAL] es el siguiente:

OpciónDetalle

[ ] El saldo indicado es correcto.

[ ] El saldo indicado no es correcto. Nuestro saldo es:S/ [monto]

Explicación de la diferencia (adjuntar detalle de documentos)

Razón social que respondeNombre y cargo de quien firmaFirma y selloFecha

MODELO 2. CONFIRMACIÓN POSITIVA EN BLANCO (SIN INDICAR SALDO)

[Membrete de la empresa: razón social, RUC y dirección]

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores [RAZÓN SOCIAL] Atención: [área de contabilidad / tesorería] [Dirección] Presente.-

Asunto: Solicitud de confirmación de saldo al [fecha de corte]

De nuestra consideración:

Con motivo de [la auditoría / la revisión] de nuestros estados financieros, les agradeceremos informar directamente a [nombre del auditor o contador] el saldo que, según sus registros, mantienen con nuestra empresa al [fecha de corte], con el detalle de los documentos que lo componen. Esta solicitud no es un requerimiento de pago. Les agradeceremos responder dentro de los [diez] días hábiles al correo [correo] o a la dirección [dirección].

Atentamente,

_______________________________ [Nombre] Gerente general / Contador general de [RAZÓN SOCIAL]

RESPUESTA: Al [fecha de corte], nuestro saldo con [RAZÓN SOCIAL] es de S/ [monto] [a favor de [RAZÓN SOCIAL] / a favor de nuestra empresa], según el detalle adjunto.

Razón social que respondeNombre y cargoFirma y selloFecha

MODELO 3. CONFIRMACIÓN BANCARIA

[Membrete de la empresa: razón social, RUC y dirección]

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señores [BANCO] [Área de atención de auditorías / funcionario de negocios] [Dirección] Presente.-

Asunto: Solicitud de confirmación de saldos y operaciones al [fecha de corte]

Por la presente, autorizamos y solicitamos a ustedes proporcionar directamente a [nombre del auditor o contador], [dirección y correo], la siguiente información de [RAZÓN SOCIAL], RUC N° [número], al [fecha de corte]:

1. Saldos de todas las cuentas corrientes, de ahorro, a plazo y de detracciones, con su número y moneda.

2. Préstamos, pagarés, arrendamientos financieros y demás obligaciones, con saldo de capital, intereses, tasa, vencimientos y garantías.

3. Cartas fianza, avales, cartas de crédito y otras contingencias.

4. Garantías otorgadas a favor del banco y bienes en custodia.

5. Cuentas cerradas durante el periodo del [fecha] al [fecha de corte].

6. Líneas de crédito aprobadas y no utilizadas.

7. Firmas autorizadas para operar las cuentas.

[Si la empresa tiene cuenta de detracciones en el Banco de la Nación, envíe una solicitud similar a esa entidad.] Les agradeceremos remitir la respuesta dentro de los [quince] días hábiles.

Asumimos los costos que el banco cobre por este servicio, con cargo a nuestra cuenta N° [número].

Atentamente,

_______________________________ [Nombres] Representantes con firma registrada en el banco, [RAZÓN SOCIAL]

NOTAS PARA COMPLETAR ESTE MODELO (elimine esta página antes de firmar o enviar) Control del proceso. La NIA 505 exige que quien verifica mantenga el control de las solicitudes: él envía las cartas (o supervisa su envío) y recibe directamente las respuestas. Las respuestas que llegan a través de la propia empresa pierden confiabilidad. Positivas y negativas. Las confirmaciones positivas piden responder siempre; las negativas solo si hay desacuerdo y dan evidencia menos persuasiva. Solo pueden ser el único procedimiento sustantivo si se cumplen las cuatro condiciones de la NIA 505 (párr. 15): riesgo valorado bajo con controles eficaces; población de muchas partidas pequeñas y homogéneas; tasa de excepciones esperada muy baja; y ninguna razón para creer que los destinatarios no prestarán atención a la solicitud. Si la gerencia no autoriza el envío. El auditor indaga los motivos y evalúa si son razonables; si no lo son, o no obtiene evidencia alternativa, lo comunica al gobierno de la entidad y evalúa el efecto en su opinión (NIA 505, párr. 8 y 9). Sin respuesta. Si no hay respuesta, envíe un segundo pedido y aplique procedimientos alternativos: revise cobros o pagos posteriores, facturas, guías y contratos (NIA 505, párr. 12 y 13). Si la confirmación positiva es imprescindible, los procedimientos alternativos no bastan. Diferencias. Concilie cada diferencia (pagos en tránsito, notas de crédito no registradas, errores) y deje constancia en los papeles de trabajo. Bancos. Muchos bancos tienen un procedimiento propio y cobran por el servicio. Confirme el canal y el plazo.