Política de uso de equipos, correo e internet y de monitoreo de trabajadores (con constancia de recepción)

POLÍTICA DE USO DE EQUIPOS, CORREO E INTERNET Y DE MONITOREO

[RAZÓN SOCIAL]

Versión [1.0] · Aprobada el [fecha] por [Gerencia general]

1. OBJETO Y ALCANCE

Esta política regula el uso de los recursos tecnológicos que [RAZÓN SOCIAL] entrega a sus trabajadores, practicantes y proveedores (computadoras, celulares, correo corporativo, internet, mensajería, sistemas y almacenamiento en la nube) y las medidas de supervisión que la empresa aplica, en el marco de su poder de dirección y con respeto a la intimidad y al secreto de las comunicaciones.

2. HERRAMIENTAS DE TRABAJO

1. Los recursos tecnológicos son de propiedad de la empresa y se entregan para el cumplimiento de las labores.

2. Uso personal: [no está permitido / se permite de forma ocasional y razonable, sin afectar el trabajo ni la seguridad, y sin usar el correo corporativo para asuntos personales].

3. Está prohibido: instalar software sin autorización; desactivar antivirus o controles; compartir contraseñas; enviar información de la empresa a cuentas personales; acceder a contenidos ilícitos u ofensivos; usar los recursos para actividades ajenas a la empresa.

4. La información de la empresa se guarda solo en los repositorios autorizados ([unidad de red / nube corporativa]).

3. QUÉ SUPERVISA LA EMPRESA

Para proteger la seguridad de la información, cumplir obligaciones legales y verificar el uso adecuado de los recursos, la empresa aplica estas medidas, que se informan aquí de manera previa:

MedidaQué registraQué NO hace

Filtros y antivirusBloqueo de sitios y archivos maliciosos o no permitidos.No revisa contenidos personales.

Registros (logs) de sistemasUsuario, fecha, hora, accesos y acciones en los sistemas.No registra el contenido de comunicaciones.

Metadatos del correoRemitente, destinatario, fecha, tamaño y nombre y tipo de los adjuntos, para detectar fugas de información o ataques.No lee el contenido de los mensajes.

Gestión de dispositivos (MDM)Inventario, ubicación del equipo en caso de pérdida, borrado remoto.No accede a fotos, mensajes ni apps personales.

[Otra][detalle][límite]

4. ACCESO AL CONTENIDO DE COMUNICACIONES

La empresa no accede al contenido del correo, los chats ni los archivos personales de un trabajador. Si es indispensable revisar el contenido de comunicaciones de una cuenta para investigar una falta grave, un incidente de seguridad o un requerimiento de autoridad, solo lo hará: (i) con el consentimiento expreso y por escrito del trabajador, otorgado para ese caso, y en su presencia o de un representante que designe; o (ii) por mandato judicial. En ambos casos, la revisión se limita a lo necesario, se documenta en un acta [con intervención de un notario] y se protegen los datos de terceros.

Para continuidad del negocio (ausencia prolongada o cese), el trabajador deberá dejar la información de trabajo en los repositorios autorizados o con su jefe; la cuenta podrá configurarse con respuesta automática y redirección de mensajes nuevos, sin revisar los anteriores.

5. TELETRABAJO Y DESCONEXIÓN DIGITAL

Quienes teletrabajan aplican esta política en su lugar de trabajo remoto y protegen la confidencialidad de la información. La supervisión se realiza solo durante la jornada y por los mecanismos indicados en el acuerdo de teletrabajo. Fuera de la jornada, en descansos y vacaciones, nadie está obligado a responder mensajes ni a conectarse, salvo causa de fuerza mayor; no se usarán herramientas de monitoreo en ese tiempo.

6. DEVOLUCIÓN Y CESE

Al cesar o cuando se le pida, el trabajador devuelve los equipos en buen estado, salvo el desgaste normal, y deja la información de trabajo en los repositorios autorizados; TI restablece las credenciales de las cuentas de la empresa sin que el trabajador revele sus contraseñas. Antes de devolverlos puede retirar sus archivos personales, si los hubiera. Los equipos se borran de forma segura antes de reasignarse.

7. INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento de esta política se sanciona conforme al Reglamento Interno de Trabajo y la ley, según su gravedad.

8. DATOS PERSONALES

Los datos obtenidos con estas medidas se tratan solo para las finalidades indicadas, se conservan [logs: dos años; otros: [plazo]] y se protegen según el Documento de seguridad. Puedes ejercer tus derechos escribiendo a [correo].

CONSTANCIA DE RECEPCIÓN

Declaro haber recibido, leído y comprendido la Política de uso de equipos, correo e internet y de monitoreo de [RAZÓN SOCIAL], versión [1.0], y me comprometo a cumplirla. Recibo los siguientes equipos:

EquipoMarca / modeloSerieEstado

[Laptop][detalle][serie][nuevo / usado en buen estado]

[Celular][detalle][serie / IMEI][estado]

Nombre: [nombre] · DNI: [número] · Cargo: [cargo] · Fecha: [fecha] · Firma: ____________________

NOTAS PARA ADAPTAR ESTE MODELO (elimina esta página antes de aprobarla) Jurisprudencia. El Tribunal Constitucional ha sostenido que el correo y la mensajería que entrega el empleador están protegidos por el secreto de las comunicaciones y que su revisión sin orden judicial vulnera ese derecho (STC 01058-2004-AA/TC, 03599-2010-PA/TC, 05532-2014-PA/TC y 04386-2017-PA/TC, esta última exige autorización judicial o del trabajador). La Corte Suprema (Cas. Lab. N° 14614-2016-Lima) señaló que ni la titularidad de la cuenta ni el RIT habilitan a revisar el contenido. El criterio no es unánime, pero es el mayoritario: no te apoyes en esta política para leer comunicaciones. Lo que sí se puede. Un control funcional y proporcional, informado antes por escrito: logs, filtros, metadatos y gestión de dispositivos. Prefiere siempre la medida menos invasiva. Teletrabajo. El acuerdo debe precisar los mecanismos de supervisión y control (art. 12 de la Ley N° 31572) y respetar la desconexión digital (art. 22). Datos personales. Los logs y registros son datos personales: informa su finalidad y plazo, y protégelos conforme al Reglamento (conservación mínima de logs de acceso a datos personales: dos años, art. 46.3).