Código de ética y conducta de la empresa

CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

[RAZÓN SOCIAL]

Aprobado por [el Directorio / la Gerencia General] el [fecha] · Versión [1.0]

1. MENSAJE DE LA DIRECCIÓN

En [RAZÓN SOCIAL] (en adelante, la Empresa) creemos que los resultados solo valen si se obtienen de forma honesta y legal. Este Código recoge las reglas básicas de conducta que todos debemos cumplir, sin importar el cargo. Ante la duda, pregúntate: ¿es legal?, ¿es coherente con nuestros valores?, ¿me sentiría cómodo si se hiciera público? Si alguna respuesta es «no», no lo hagas y consulta.

2. ALCANCE

Este Código se aplica a accionistas que ejerzan funciones en la Empresa, directores, gerentes, trabajadores de todas las modalidades, practicantes y locadores de servicios. La Empresa promoverá que sus proveedores, contratistas y socios comerciales actúen conforme a principios equivalentes, e incluirá cláusulas de cumplimiento en sus contratos.

3. NUESTROS VALORES

ValorQué significa en el día a día

IntegridadActuamos con honestidad, cumplimos la ley y decimos la verdad, aunque nos perjudique.

RespetoTratamos a todas las personas con dignidad, sin discriminación ni acoso.

ResponsabilidadCumplimos lo que prometemos y asumimos las consecuencias de nuestras decisiones.

TransparenciaRegistramos todas las operaciones de forma completa y exacta.

[Otro valor propio][Descripción]

4. CUMPLIMIENTO DE LA LEY

Cumplimos las normas tributarias, laborales, societarias, ambientales, de protección al consumidor, de seguridad y salud en el trabajo, y todas las aplicables a nuestra actividad. Ninguna meta comercial justifica una infracción. Si una instrucción de un superior es contraria a la ley o a este Código, no debe cumplirse y debe reportarse.

5. CONFLICTOS DE INTERÉS

Existe conflicto de interés cuando un interés personal, familiar o económico propio puede influir, o parecer que influye, en una decisión que tomamos para la Empresa. Por ello:

• Declararemos por escrito, al ingresar y cada vez que surja, cualquier conflicto real o potencial: participación en empresas clientes, proveedoras o competidoras; parientes hasta el [cuarto] grado de consanguinidad y [segundo] de afinidad que trabajen en ellas; u otras actividades remuneradas.

• Nos abstendremos de participar en la decisión afectada hasta que [el área de cumplimiento / la gerencia] resuelva cómo gestionar el conflicto.

• No contrataremos ni supervisaremos directamente a familiares sin autorización expresa de [cargo].

6. REGALOS, ATENCIONES E INVITACIONES

Solo podemos dar o recibir regalos o atenciones de cortesía, ocasionales y de valor razonable, que no busquen influir en una decisión. En concreto:

• Valor máximo por regalo o atención: S/ [monto] por persona. Por encima de ese monto, se requiere autorización previa de [cargo] y se registra en el registro de regalos.

• Nunca se aceptan ni ofrecen dinero en efectivo, equivalentes (tarjetas de regalo, vales) ni préstamos.

• No se dan ni aceptan regalos mientras esté en curso una licitación, negociación o fiscalización con la otra parte.

• A funcionarios o servidores públicos no se les ofrece ni entrega nada de valor, salvo artículos promocionales de valor simbólico con el logotipo de la Empresa.

7. CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN

Está prohibido ofrecer, prometer, entregar, solicitar o aceptar, directamente o a través de terceros, cualquier ventaja indebida para obtener o retener un negocio, un permiso, una resolución favorable o cualquier otro beneficio. Esto incluye los «pagos de facilitación» para agilizar trámites. Las reglas detalladas están en la Política anticorrupción, de prevención de delitos y canal de denuncias de la Empresa.

Tampoco se permite usar a la Empresa para ocultar o transferir dinero de origen ilícito. Conocemos a nuestros clientes y proveedores, y reportamos operaciones inusuales.

8. REGISTROS CONTABLES E INFORMACIÓN FINANCIERA

Toda operación se registra a tiempo, de forma completa y con su comprobante de pago o documento de sustento. Está prohibido crear cuentas o fondos no registrados, emitir o aceptar comprobantes que no correspondan a operaciones reales, y alterar o destruir documentos que deban conservarse.

9. CONFIDENCIALIDAD Y DATOS PERSONALES

La información de la Empresa, de sus clientes y de sus proveedores que no es pública se usa solo para el trabajo y no se divulga, ni siquiera después de terminar la relación laboral. Los datos personales de clientes, trabajadores y terceros se tratan conforme a la Ley N° 29733 y a la política de privacidad de la Empresa: solo para la finalidad informada y con las medidas de seguridad debidas.

10. COMPETENCIA LEAL Y RELACIÓN CON CLIENTES

Competimos por la calidad y el precio de nuestros productos y servicios. No acordamos con competidores precios, reparto de clientes o mercados, ni posturas en licitaciones (D. Leg. N° 1034). Informamos a los clientes de manera veraz y atendemos sus reclamos dentro de los plazos legales.

11. AMBIENTE DE TRABAJO

• No toleramos la discriminación por origen, sexo, edad, discapacidad, religión, opinión, condición económica, orientación sexual ni por ningún otro motivo.

• Está prohibido el hostigamiento sexual y laboral. Las quejas se atienden según la política de prevención y sanción del hostigamiento sexual (Ley N° 27942).

• Cumplimos las normas de seguridad y salud en el trabajo, usamos los equipos de protección y reportamos incidentes y condiciones inseguras.

• No trabajamos bajo los efectos del alcohol o de drogas.

12. USO DE LOS BIENES DE LA EMPRESA

Los equipos, vehículos, sistemas, correo electrónico y demás bienes de la Empresa se usan para fines laborales y se cuidan como propios. Su uso personal solo se admite de forma limitada y razonable, según las políticas internas.

13. REDES SOCIALES Y COMUNICACIONES

Solo las personas autorizadas hablan en nombre de la Empresa ante la prensa, autoridades o en redes sociales. Al usar nuestras redes personales, no publicamos información confidencial ni comentarios que puedan atribuirse a la Empresa.

14. CANAL DE DENUNCIAS Y NO REPRESALIAS

Toda persona que conozca un posible incumplimiento de la ley o de este Código debe reportarlo por cualquiera de estos canales:

• Correo electrónico: [correo exclusivo del canal].

• Formulario web o línea telefónica: [enlace o número].

• Directamente a [encargado de prevención / área de cumplimiento / gerencia].

Las denuncias pueden ser anónimas. Se tratan con confidencialidad y se investigan con objetividad. Está prohibida cualquier represalia contra quien denuncie de buena fe o colabore en una investigación; quien tome represalias será sancionado. Las denuncias falsas hechas de mala fe también son una falta.

15. CONSULTAS, INCUMPLIMIENTO Y SANCIONES

Las dudas sobre este Código se consultan con [encargado de prevención / área de cumplimiento / jefe inmediato]. Su incumplimiento constituye falta y se sanciona según su gravedad, conforme al Reglamento Interno de Trabajo y a la legislación laboral, desde la amonestación hasta el despido, sin perjuicio de las acciones civiles o penales que correspondan. En el caso de proveedores y locadores, puede dar lugar a la resolución del contrato.

16. VIGENCIA Y REVISIÓN

Este Código rige desde su aprobación y se revisa al menos cada [dos] años o cuando cambien la ley o los riesgos de la Empresa.

CONSTANCIA DE RECEPCIÓN Y COMPROMISO

Yo, [nombre completo], identificado(a) con [DNI / C.E.] N° [número], que me desempeño como [cargo] en [RAZÓN SOCIAL], declaro que he recibido, leído y comprendido el Código de Ética y Conducta, versión [1.0], y me comprometo a cumplirlo. Declaro también que [no tengo conflictos de interés / tengo los siguientes conflictos de interés: [detalle]].

[Ciudad], [día] de [mes] de [año].

_______________________________ [Nombre] Trabajador(a)

NOTAS PARA ADAPTAR ESTE MODELO (elimina esta página antes de aprobarlo y difundirlo) No hay un contenido obligatorio por ley para el código de ética de una empresa privada. Pero un código aprobado, difundido y aplicado es parte del modelo de prevención que puede eximir o atenuar la responsabilidad de la empresa frente a delitos como el cohecho o el lavado de activos (Ley N° 30424, arts. 12 y 17). Sanciones. Para sancionar a un trabajador por incumplir el Código, este debe haberse puesto en su conocimiento (guarda la constancia firmada) y la sanción debe ser razonable y seguir el procedimiento laboral. Si tienes Reglamento Interno de Trabajo, vincúlalo con este Código. Regalos. Fija un monto acorde a tu realidad y lleva un registro simple: fecha, quién da, quién recibe, descripción y valor estimado. Canal de denuncias. Usa un correo o formulario al que no tengan acceso las personas que podrían ser denunciadas. Si eres una empresa pequeña, puede atenderlo un tercero de confianza (contador o abogado externo). Complementos. Este Código se complementa con la política anticorrupción, la política de privacidad y la política contra el hostigamiento sexual, disponibles en la misma sección.