Procedimiento del canal de denuncias e investigación interna, con formulario de denuncia e informe final

PROCEDIMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS E INVESTIGACIÓN INTERNA

[RAZÓN SOCIAL]

1. QUÉ SE PUEDE DENUNCIAR

• Ofrecimientos, pedidos o pagos indebidos a funcionarios públicos o a trabajadores de otras empresas.

• Fraude, apropiación de bienes, facturas falsas, contabilidad paralela o manipulación de registros.

• Operaciones sospechosas de lavado de activos o contrabando.

• Conflictos de interés no declarados y regalos fuera de la política.

• Incumplimientos del Código de Ética o debilidades del modelo de prevención.

• [Otros: hostigamiento sexual (que sigue su propio procedimiento legal), discriminación, seguridad.]

2. CANALES

CanalDatosAdministrado por

Correo exclusivo[correo][Encargado de prevención / tercero]

Formulario web[enlace][ ]

Teléfono o WhatsApp[número][ ]

Presencial o por escrito[dirección], en sobre cerrado dirigido al encargado de prevención[ ]

Encargado de prevención: [nombre], [correo], [teléfono]. Responsable de investigar: [nombre / comité / asesor externo], [correo], [teléfono].

3. PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE

• Se aceptan denuncias anónimas.

• La identidad del denunciante y el contenido de la denuncia son confidenciales; solo los conocen quienes investigan.

• Está prohibida toda represalia, discriminación o sanción contra quien denuncie de buena fe o colabore en la investigación. Quien tome represalias será sancionado.

• Las denuncias falsas hechas de mala fe son una falta.

• [Incentivos: la Empresa podrá reconocer a quienes denuncien de buena fe hechos que se confirmen, según [detalle].]

4. INVESTIGACIÓN

EtapaResponsablePlazo

Registro de la denuncia y acuse de recibo (si hay contacto)Encargado de prevención3 días hábiles

Evaluación preliminar: ¿es verosímil y está dentro del alcance?Encargado de prevención10 días hábiles

Investigación: revisión de documentos, entrevistas, descargos del investigadoInvestigador[30] días hábiles, prorrogables

Informe final con hechos, pruebas, conclusiones y recomendacionesInvestigadorAl cierre

Decisión y medidas disciplinarias o correctivas (si el investigado es trabajador, se aplican según el Reglamento Interno de Trabajo y, en caso de despido, con el procedimiento del art. 31 del TUO del D. Leg. N° 728, respetando la inmediatez)[Gerencia General / Directorio][10] días hábiles

Comunicación del resultado al denunciante (en términos generales)Encargado de prevenciónAl cierre

Durante la investigación: se respeta el derecho de defensa del investigado, que conoce los hechos y presenta descargos; se preservan las evidencias; se pueden adoptar medidas cautelares (por ejemplo, retirar accesos); y, si quien está implicado es la gerencia o el propio encargado, la investigación la conduce [el Directorio / un asesor externo]. Si hay indicios de delito, la Empresa evaluará comunicarlo al Ministerio Público.

FORMULARIO DE DENUNCIA

DatoRespuesta

¿Desea identificarse? (opcional)[ ] Sí: nombre y contacto: ______ [ ] No, denuncia anónima

¿Qué ocurrió?

¿Quiénes participaron? (nombres o cargos)

¿Cuándo y dónde?

¿Cómo lo supo?

¿Hay pruebas o testigos? (adjunte lo que tenga)

¿Lo comunicó antes a alguien?

MODELO DE INFORME FINAL DE INVESTIGACIÓN

1. Número de denuncia, fecha de recepción y canal.

2. Hechos denunciados y alcance de la investigación.

3. Diligencias realizadas (documentos revisados, entrevistas) y descargos del investigado.

4. Hechos comprobados y no comprobados, con sus pruebas.

5. Conclusión: denuncia fundada, infundada o no concluyente.

6. Recomendaciones: sanciones, mejoras de controles, comunicación a autoridades.

7. Firma del investigador y fecha.

NOTAS PARA ADAPTAR ESTE MODELO (elimina esta página antes de aprobarlo) Contenido mínimo. El procedimiento debe incluir: ejemplos de conductas denunciables, mecanismo de recepción, elementos mínimos de una denuncia, canales, medidas de protección del denunciante, identificación del encargado de prevención y de quien investiga, y el procedimiento de investigación y presentación de resultados (Reglamento, art. 40). Canales y protección. Los canales deben difundirse entre trabajadores, directivos y, cuando corresponda, socios comerciales; pueden ser internos o de un tercero; deben proteger al denunciante de buena fe contra represalias; y el modelo debe prever incentivos e investigación interna (art. 39). Hostigamiento sexual. Las quejas por hostigamiento sexual siguen su propio procedimiento y plazos legales (Ley N° 27942 y D.S. N° 014-2019-MIMP): derívalas de inmediato a Recursos Humanos. Datos personales. Las denuncias contienen datos personales: limita el acceso, conserva los expedientes con reserva y define un plazo de conservación.