Política de conservación y destrucción de documentos y datos, con tabla de plazos legales en el Perú

POLÍTICA DE CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

[RAZÓN SOCIAL]

Versión [1.0] · Aprobada el [fecha] por [Gerencia general]

1. OBJETO

Establecer cuánto tiempo se conservan los documentos y datos de la empresa, en papel y digitales, y cómo se eliminan de forma segura al vencer su plazo, para cumplir las obligaciones legales, proteger los derechos de la empresa y respetar el principio de que los datos personales se conservan solo el tiempo necesario.

2. TABLA DE PLAZOS

DocumentoPlazo mínimo legalPlazo internoBase

Libros y registros contables, comprobantes de pago y documentos con efecto tributario5 años o el plazo de prescripción, el que sea mayor[10 años desde el cierre del ejercicio]Código Tributario, art. 87 num. 7; prescripción: 4, 6 o 10 años (art. 43)

Sistemas y soportes informáticos de contabilidadMientras no prescriba el tributo[igual que los libros]Código Tributario, art. 87 num. 8

Planillas, boletas de pago (duplicado) y constancias de pago5 años desde el pago[10 años]D.S. N° 001-98-TR, art. 21

Registro de control de asistencia y sobretiempo5 años[10 años]D.S. N° 004-2006-TR, art. 6

Legajos personales (contratos, liquidaciones, cartas)-[10 años desde el cese]Buena práctica (plazos de prescripción laboral y prueba de pagos)

Registro de enfermedades ocupacionales20 años[20 años]D.S. N° 005-2012-TR, art. 35

Registro de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos10 años[10 años]D.S. N° 005-2012-TR, art. 35

Otros registros de SST (exámenes médicos, inspecciones, capacitaciones, equipos)5 años[5 años]D.S. N° 005-2012-TR, art. 35

Hojas del Libro de Reclamaciones2 años desde la presentación[3 años]D.S. N° 011-2011-PCM, art. 12

Grabaciones de videovigilancia30 días; máximo 60 (120 si registran una falta o accidente)[30 días]Directiva N° 01-2020-JUS/DGTAIPD

Registros de acceso (logs) a datos personalesMínimo 2 años[2 años]D.S. N° 016-2024-JUS, art. 46.3

CV de postulantes no seleccionadosSolo lo necesario[3 meses; 12 con consentimiento]Ley N° 29733

Libros de actas, matrícula de acciones, pacto social y estatuto-PermanenteBuena práctica (prueba de la vida societaria)

Contratos con clientes y proveedores-[10 años desde su término]Buena práctica (prescripción de acciones personales: 10 años, Código Civil, art. 2001)

Evidencias del modelo de prevención (Ley N° 30424)-[10 años]Buena práctica

Correspondencia y documentos comerciales en general-[5 años]D.Ley N° 25988

3. SUSPENSIÓN DE LA DESTRUCCIÓN

No se destruye ningún documento, aunque haya vencido su plazo, si está relacionado con una fiscalización, procedimiento administrativo, proceso judicial o arbitral, investigación interna o reclamo en curso o razonablemente previsible. El área legal comunica la suspensión por escrito y la levanta al concluir el caso.

4. RESPONSABLES

Cada área es dueña de sus documentos y propone su eliminación. [Archivo / Administración] custodia el archivo central. El oficial de datos personales y [el área legal] aprueban la destrucción de documentos con datos personales.

5. PROCEDIMIENTO DE DESTRUCCIÓN

1. Una vez al año, en [enero], cada área identifica los documentos con plazo vencido.

2. El área legal confirma que no hay suspensión vigente.

3. Papel: se destruye con trituradora de corte cruzado o por un proveedor de destrucción certificada, que entrega un certificado. Nunca se desecha papel con datos personales en la basura común.

4. Digital: se elimina de los sistemas y copias de respaldo según su ciclo, con borrado seguro o destrucción física de los medios.

5. Se levanta un acta de destrucción (anexo).

ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En [ciudad], el [fecha], se procedió a destruir los siguientes documentos cuyo plazo de conservación ha vencido, sin que exista suspensión vigente:

Documento / seriePeriodoCantidad (cajas / archivos)Método

[detalle][años][cantidad][trituración / proveedor / borrado seguro]

[Se adjunta el certificado de destrucción N° [número] emitido por [proveedor].]

_______________________________ [Nombre] RESPONSABLE DEL ÁREA_______________________________ [Nombre] OFICIAL DE DATOS / ÁREA LEGAL

NOTAS PARA ADAPTAR ESTE MODELO (elimina esta página antes de aprobarla) Tributario. Los libros, registros y documentos con efecto tributario se conservan cinco años o durante el plazo de prescripción, el que sea mayor (art. 87 num. 7 del Código Tributario). La prescripción es de 4 años, 6 si no se declaró y 10 si el agente de retención o percepción no pagó lo retenido; se cuenta desde el 1 de enero siguiente y puede interrumpirse o suspenderse. Por eso conviene un plazo interno mayor. Laboral. Las planillas y boletas se conservan cinco años (D.S. N° 001-98-TR, art. 21). En 2026 la Corte Suprema tuvo criterios contradictorios: la Cas. N° 36773-2023 señaló que ese plazo no exime al empleador de probar que pagó (por ejemplo, horas extras), mientras la Cas. N° 3579-2025 reafirmó los cinco años. Conservar asistencia y pagos más tiempo es lo prudente. Datos personales. Los datos personales se conservan solo el tiempo necesario para su finalidad y luego se eliminan o anonimizan (Ley N° 29733). Las copias desechadas se destruyen de forma que no puedan recuperarse (art. 54 del Reglamento). Sociedades. La Ley General de Sociedades no fija un plazo general de conservación de libros societarios; por su valor probatorio, consérvalos de forma permanente.